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Factures, contrats, offres commerciales : chaque courrier envoyé joue un rôle clé dans la vie de votre entreprise. Bien plus qu’une simple tâche administrative, sa gestion peut avoir un impact direct sur vos coûts, vos délais et même sur votre relation client. Pourtant, combien d’entreprises exploitent réellement le potentiel de ce flux essentiel ? Avec les bons outils et une organisation optimisée, le courrier sortant devient un levier de productivité et de professionnalisme. Dans cet article, découvrons comment transformer cette gestion en un atout stratégique !
Le courrier sortant, également désigné sous le terme de « courrier départ », représente l’ensemble des correspondances qu’une entreprise, une organisation ou une association envoie à ses divers partenaires. Ce flux de documents comprend :
Généralement, le volume de ce courrier est directement proportionnel au nombre de partenaires et clients avec lesquels l’entité entretient des relations. La gestion de ces envois exige donc un système efficace, qui permet de gérer à la fois la préparation et l’acheminement de ces correspondances de manière organisée et sécurisée.
Attention toutefois à ne pas confondre courrier entrant et courrier sortant ! En effet, ce sont deux termes qui désignent un flux de documents, qu’ils soient physiques ou électroniques, circulant dans une entreprise.
Le courrier entrant concerne tous les documents reçus par une entreprise ou une organisation, et qui proviennent d’expéditeurs externes. Le courrier sortant, à l’inverse, englobe les documents expédiés par l’entreprise à des tiers, par exemple des fournisseurs ou des clients (B2B ou B2C). On retrouve ici les lettres, les factures, les demandes d’informations, les propositions commerciales et autres communications.
Plus généralement, le traitement du courrier sortant implique des communications écrites envoyées à des personnes ou des entités externes, et est souvent géré par un service ou une personne dédiée au sein de l’organisation.
En France, le coût moyen d’une violation de données est estimé à 3,75 millions d’euros en 2023. Les entreprises doivent donc assurer la sécurité de leurs envois. Courriers papier ou électroniques : chaque document sensible doit être protégé contre les fuites ou les erreurs. On utilise alors des méthodes comme le chiffrement ou des canaux tels que l’envoi recommandé électronique (LRE) pour renforcer la fiabilité des échanges.
Le courrier sortant peut peser lourd sur le budget d’une entreprise entre les frais d’envoi, les fournitures et le temps consacré par les équipes ! Selon certaines estimations, ces coûts peuvent atteindre jusqu’à 10 % du chiffre d’affaires d’une entreprise. Une bonne gestion est donc un véritable levier pour réduire ces dépenses. Par exemple, automatiser les tâches comme l’impression et l’affranchissement simplifie le processus et fait gagner du temps. Vous pouvez donc confier le tri et l’expédition à un prestataire pour réaliser des économies.
Enfin, l’utilisation d’outils adaptés transforme la gestion du courrier sortant. Ils réduisent les retards et assurent une livraison rapide des documents aux partenaires. Vous aurez aussi la possibilité de suivre les expéditions en temps réel, un point clé pour réagir immédiatement en cas d’imprévu. En automatisant les tâches répétitives, vos équipes se libèrent du temps pour se consacrer à des missions stratégiques, toujours dans l’idée d’améliorer la satisfaction de vos destinataires et de renforcer l’image de professionnalisme de votre entreprise.
Première étape de l’optimisation du courrier sortant, cette méthode consiste à regrouper l’ensemble des envois au sein d’un service ou d’un site unique. Elle est idéale pour les entreprises ayant un flux de courriers régulier. Concrètement, vos collaborateurs génèrent leurs documents via leurs applications métiers, et une solution de production éditique s’occupe de la mise en page, des regroupements et de l’apposition des codes de sécurisation pour le traitement en aval. Le service courrier prend ensuite en charge la mise sous pli, l’affranchissement et l’expédition via les opérateurs postaux.
Cette deuxième approche pousse l’organisation un cran plus loin. Le service courrier se transforme en véritable centre d’éditique capable de gérer des flux documentaires plus complexes, parfait pour les entreprises multi sites ou combinant des équipes distantes et sur site. Dans ce modèle, les documents sont générés en sortie des applications métiers sous forme de fichiers électroniques. Ces fichiers sont ensuite imprimés et traités directement par le centre éditique interne : un avantage réel pour réduire la dispersion des ressources tout en augmentant l’efficacité.
La troisième option repose sur l’externalisation complète du flux de courrier sortant. Une fois digitalisés, les documents sont transmis à un prestataire qui se charge de leur impression, de leur mise sous pli et de leur expédition. Cette solution d’externalisation d’envoi de courrier (souvent appelée courrier hybride) est idéale pour les entreprises avec des équipes dispersées ou pour celles souhaitant déléguer totalement cette gestion.
La première étape consiste à comprendre précisément vos flux de courrier sortant :
Par exemple, une PME expédiant 500 factures par mois aura des besoins différents d’une grande entreprise traitant plusieurs milliers de courriers administratifs et commerciaux. Pour aller plus loin, segmentez vos envois par destination (locale, nationale, internationale) et format (physique ou électronique).
Une fois les besoins identifiés, l’étape suivante consiste à sélectionner les outils qui simplifieront vos processus. Aujourd’hui, de nombreuses technologies permettent de moderniser la gestion du courrier.
À titre d’exemple, pour une entreprise multi sites, une plateforme cloud peut être utile pour envoyer des documents signés électroniquement, tandis qu’un service courrier interne peut gérer les envois physiques.
Autre point essentiel : assurer la qualité et la conformité des courriers avant leur envoi pour éviter les erreurs coûteuses et préserver l’image de l’entreprise. Mais comment structurer un processus de validation ?
Enfin, il faut analyser les performances de votre gestion de courrier pour identifier les points à améliorer et optimiser vos processus. Mesurez des indicateurs clés comme les délais d’envoi, qui évaluent le temps entre la création et la réception d’un courrier, ou encore les coûts totaux (l’affranchissement, les fournitures et les outils).
Suivez également le taux d’incidents pour repérer les erreurs fréquentes, comme les envois à de mauvaises adresses ou les retards. Par exemple, une société d’assurance peut réduire ses incidents de 25 % en mettant en place un tableau de bord pour surveiller ses envois et en formant les équipes les plus concernées.
Dans un environnement où l’efficacité et la rapidité sont essentielles, la gestion du courrier sortant peut représenter un défi majeur pour les entreprises. DIGITAL EXPERIENCE by Tessi offre une solution innovante pour automatiser et optimiser ce processus. Cette plateforme de nouvelle génération unifie la gestion et le pilotage de l’ensemble de vos communications clients, qu’il s’agisse de courriers en masse ou de courriers égrenés, d’e-mails, de lettres recommandées électroniques ou de PDF augmentés.
Grâce à DIGITAL EXPERIENCE by Tessi, vous pouvez paramétrer facilement vos règles d’omnicanalité, pour que chaque message soit diffusé via le canal préféré de vos clients, qu’il soit physique ou digital. La plateforme automatise les contrôles qualité et la massification du courrier liés à la production de vos courriers : bénéficiez d’une diffusion efficace et sécurisée.
De plus, DIGITAL EXPERIENCE by Tessi intègre un module de conception intuitif : vos équipes peuvent personnaliser les communications tout en respectant les codes et la marque de l’entreprise. Cette flexibilité facilite la création de messages pertinents et engageants dans le cadre de la dématérialisation des courriers, pour ne pas perdre en qualité dans la relation client. Une approche moderne qui transforme la gestion du courrier en un atout stratégique pour votre entreprise !
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