Courrier égrené : tout savoir sur cette solution de gestion documentaire

Production et gestion documentaire

 

  Equipe DX

 

  15/04/2025

Face à des besoins croissants de rapidité, de précision et de personnalisation dans la gestion documentaire, le courrier égrené s’impose comme une solution incontournable pour les entreprises et administrations. Fini les envois de masse génériques et coûteux : cette méthode intelligente permet de répondre aux attentes spécifiques de vos clients ou usagers, tout en optimisant vos ressources. Découvrez notre guide complet !

Qu’est-ce que le courrier égrené ?

Le courrier égrené désigne l’envoi de documents individuels, généralement en faible volume et de manière échelonnée. Contrairement aux envois en masse, ce type de courrier répond à des besoins spécifiques : on l’utilise pour des factures, contrats ou lettres personnalisées, c’est-à-dire des documents envoyés à des moments différents selon les destinataires.

Ce mode d’envoi optimise la gestion des documents, en particulier pour les entreprises qui doivent adresser des communications uniques à leurs clients ou partenaires sans attendre une collecte centralisée. Le courrier égrené repose sur des outils technologiques comme une solution de production éditique, afin de générer et d’expédier des documents rapidement, avec précision.

Les avantages du courrier égrené pour les entreprises

Optimisation des coûts d’envoi

Avec le courrier égrené, fini les envois de masse coûteux et parfois inutiles. Vous expédiez uniquement ce qui est nécessaire, à la fréquence idéale pour vos besoins. Cette approche réduit les frais postaux en éliminant les volumes excessifs et en ajustant les envois à la demande réelle.

De plus, l’automatisation réduit les interventions manuelles, ce qui limite les coûts liés à la gestion administrative, à l’impression et à l’emballage. En maximisant l’efficacité des ressources, le courrier égrené transforme vos dépenses en investissement stratégique.

Grâce à DIGITAL EXPERIENCE by Tessi, Tessi va plus loin en intégrant des technologies d’éditique avancées, ainsi que le recours au courrier multicanal.. Elle automatise l’ensemble du processus : de la création des documents à leur impression, mise sous pli et expédition ou envoi dématérialisé. En réduisant les interventions manuelles, vous limitez les coûts liés à la gestion administrative, à l’emballage ou à l’erreur humaine !

Flexibilité et personnalisation

Le courrier égrené donne également une nouvelle dimension à vos communications. Chaque envoi peut être conçu pour répondre aux besoins spécifiques de vos clients : une facture sur-mesure, un contrat adapté ou une lettre personnelle.

Grâce au publipostage, vous personnalisez vos messages en fonction des données et des attentes de chaque destinataire, ce qui améliore l’engagement et la satisfaction client. Cette flexibilité s’étend également aux horaires d’envoi : vous pouvez planifier des envois échelonnés en fonction des priorités de votre entreprise ou des délais spécifiques à chacun.

Avec les solutions Tessi, le publipostage devient un outil puissant. Il permet de personnaliser vos courriers en fonction des données clients : historique d’achat, profil ou préférences. Vous pouvez planifier des campagnes échelonnées selon vos besoins, pour respecter les délais spécifiques à chaque client et renforcer votre image de marque en offrant un service de qualité !

Quels cas d’usage du courrier égrené ?

Courrier égrené dans le secteur bancaire et assurance

Banques et assureurs doivent traiter des envois stratégiques avec des documents sensibles, confidentiels et souvent urgents. Le courrier égrené offre donc une réponse sur-mesure pour gérer ces communications avec précision :

• Relevés bancaires : envoi régulier de relevés individuels adaptés à chaque client, avec des informations spécifiques pour chaque courrier sortant.
• Avis de paiement ou échéanciers : transmission échelonnée des rappels d’échéances pour les prêts ou assurances en fonction des échéances de chaque client.
• Modifications de contrats : envoi ciblé de mises à jour contractuelles ou d’avenants, avec une personnalisation et une traçabilité optimale en ayant recours à la LRE.

Utilisation par les administrations publiques

Les services publics utilisent le courrier égrené pour garantir une communication efficace avec les citoyens, particulièrement pour les notifications individuelles et les rappels administratifs. Ces envois nécessitent une gestion précise pour garantir la réception à temps :

• Rappels de paiement : notifications de taxes, d’amendes ou de cotisations sociales envoyées selon des échéanciers précis.
• Demandes de pièces justificatives : courriers adressés à des citoyens ou entreprises pour compléter des dossiers administratifs.
• Convocations et attestations : envoi ponctuel de documents officiels, comme des convocations électorales ou des attestations de droits.

Comment mettre en place une solution de courrier égrené ?

Le courrier égrené s’impose comme une réponse incontournable pour les secteurs manipulant des documents sensibles et personnalisés. Voici les étapes clés pour intégrer ce type de solution dans vos processus.

1. Définir vos besoins : commencez par analyser vos volumes d’envois et la nature des documents concernés (factures, notifications, contrats). Identifiez vos objectifs, par exemple réduire les coûts, améliorer la réactivité ou personnaliser les courriers.
2. Choisir un prestataire adapté : sélectionnez un partenaire d’externalisation courrier  capable de gérer vos envois égrenés avec des outils modernes, comme DIGITAL EXPERIENCE by Tessi. Notre solution garantit des courriers 100 % sécurisés pour 100 % d’avantages, notamment dans le cadre d’une dématérialisation des courriers.
3. Automatiser les flux : notre solution d’automatisation génère et expédie les courriers dès qu’ils sont prêts, avec une personnalisation en temps réel et un suivi précis de chaque envoi (cette promesse fonctionne aussi pour vos besoins de massification du courrier).
4. Tester et ajuster : effectuez des tests avant le déploiement final. Vérifiez les délais, la qualité des envois et l’intégrité des données, puis ajustez les paramètres en fonction des résultats et des retours d’expérience.

Les solutions de courrier égrené proposées par Tessi combinent automatisation, personnalisation et optimisation des coûts. Elles vous permettent d’établir une communication efficace, économique et réactive, le tout grâce à des outils technologiques de pointe pour des résultats mesurables. Avec Tessi, chaque envoi devient une opportunité stratégique pour fidéliser vos clients et améliorer vos performances !