Archivage électronique à valeur probatoire, un incontournable de la digitalisation

S’engager dans la digitalisation de ses métiers impose une réflexion de fond autour de la sécurisation et de la protection des documents et des données. Assurance, mutuelle, banque, santé… Les organisations privées comme publiques, doivent s’interroger sur leurs pratiques. En effet, dès la phase d’acquisition jusqu’à la conservation, le document – et la donnée qui lui est attachée – doivent être traités et conservés selon les exigences et durée légale en vigueur.
L’objectif ? Se prémunir le plus possible contre les risques de fuites, d’altération, de vols de données ou de non-conformité.

D’autant que la CNIL ne fait pas de cadeau. En 2021, on note une augmentation de 54 % des contrôles RGPD effectués par leurs équipes. Ajoutons que la même année, les mises en demeure prononcées ont explosé de 175 % par rapport à 2020[1].

Et au-delà du RGPD, les cadres réglementaires viennent contraindre les acteurs à appliquer les bonnes règles et usages à l’échelle de leur patrimoine documentaire d’entreprise, comme la nécessité de mettre en place des pistes d’audit.

Prenons quelques exemples. Récemment, l’ACPR a infligé des sanctions financières à plusieurs acteurs majeurs de l’assurance pour manquements importants en matière d’assurance-vie[2]. Et les montants sont faramineux puisqu’on parle de plusieurs millions d’euros. La CNIL a également sévi dans le domaine de la santé. En avril 2022, un laboratoire biologique a reçu une sanction de 1,5 millions d’euros pour défaut de sécurité ayant conduit à une fuite de données de 500 000 personnes.

Ces constats peuvent sans doute donner quelques sueurs froides, mais il convient de rester lucide afin d’engager les bons chantiers de transformation. C’est pourquoi, il convient de s’équiper des bonnes solutions technologiques et de s’appuyer sur les prestataires de confiance capable d’accompagner la culture du changement. Alors comment s’y prendre ?

La réflexion doit, sans aucun doute, être globale et intégrer tous les documents et données issus des différentes applications du système d’information. Le biais serait d’adopter une démarche en silo, par processus métiers, selon les contraintes réglementaires associées. C’est la raison pour laquelle le choix d’un socle transverse d’archivage électronique à valeur probatoire devient pertinent afin de centraliser l’ensemble des documents, pièces, preuves et données dans un système commun et globalisé. Et cela même si ces ressources n’ont pas toutes vocations à être archivées avec une valeur probante.

Bien plus qu’une GED (Gestion électronique de documents), le système d’archivage électronique (SAE) à valeur probatoire s’appuie sur le respect des exigences de la norme NF Z42-013, permettant ainsi de garantir la conservation légale des documents et des données. Certifié NF461, il assure l’entière traçabilité des évènements et des traitements de dépôt, consultation, suppression et restitution et offre une gestion du cycle de vie associée à chaque document. Il permet enfin de garantir l’anonymisation et la confidentialité (droit d’accès, données visibles selon profil utilisateur…).

En résumé, le SAE est donc la pièce maitresse en matière de stratégie de conservation des documents et des données. Déployé pour capter les documents dès leur origine, le SAE garantit non seulement la sécurité et la conformité, mais il démontre aussi la mise en œuvre d’une vraie politique de gestion de l’information. Orienté big data, il joue alors le rôle de concentrateur des données et des documents issus des différents processus métiers de l’entreprise.

[1] https://blockproof.fr/blog/sanctions-rgpd-entreprises-pays

[2] Commission des sanctions de l’ACPR : des sanctions à géométrie variable en assurance – dalloz-actualité.fr

Romain LE FORMAL Responsable marketing solution ECM – Tessi

En savoir plus

(Re)découvrir la première tribune : « La GED vecteur d’agilité et d’efficacité »