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La GED vecteur d’agilité et d’efficacité

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      "La Gestion Electronique Documentaire (GED) n’est plus uniquement un réceptacle dans lequel on déverse des documents, mais bel et bien un outil essentiel du quotidien"

      La dématérialisation des patrimoines documentaires est un passage obligé de la transformation digitale. Elle s’accompagne souvent de la remise en cause des processus métiers, pour les rendre plus efficaces et sécurisés. Engager ces chantiers de transformation des processus métiers s’accompagne nécessairement d’une réflexion autour de la capture, de la circulation et de la conservation de l’information.

      L’implémentation de solutions logicielles de type Gestion Électronique Documentaire (GED) s’est longtemps contentée d’adresser les processus métiers un à un, créant de vrais silos d’information (RH, factures, courriers entrants…). Cette approche s’est, au fur et à mesure, montrée insuffisante face à une volonté et une nécessité incontestable d’adopter une démarche plus transverse.

      En effet, la multiplication des échanges implique une diversité des canaux entrants et une multitude de formats de contenus. Il en résulte un volume croissant de documents et messages où il devient difficile de retrouver l’information utile, d’éviter les redondances et de maintenir une politique d’effacement efficace. De plus, selon l’AIM[1], un collaborateur perd en moyenne 7h30 par semaine pour rechercher les informations dont il a besoin, papier ou digitale.

      Cet état de fait pousse les entreprises à faire évoluer leurs solutions dans une approche plus collaborative et plus ouverte, faisant de la GED, l’outil de référence dans le quotidien des agents, opérateurs et salariés.

      Le constat est donc sans appel : la GED n’est plus uniquement un réceptacle dans lequel on déverse des documents, mais bel et bien un outil essentiel du quotidien. Elle apporte une réelle facilité d’accès aux informations, permet d’automatiser les processus, évite les doublons, gère efficacement les cycles de vie et enfin garantit sécurité et intégrité pour toutes les données sensibles.

      Conscient de ces enjeux structurants, Tessi a lancé en juin dernier, une nouvelle version de sa solution de GED/workflow, Tessi DOCUBASE. Objectif : placer l’utilisateur au cœur de l’outil. En effet, les parcours utilisateurs ont été pensés dans une démarche « zéro clic » au service de la productivité et de l’expérience collaborateur. A ce titre, Tessi DOCUBASE offre des fonctionnalités enrichies d’aide à la recherche et à la consultation documentaire (recherche intelligente, personnalisation d’affichage, favoris…).

      « La visualisation est claire et on trouve l’information en seul coup d’œil »  un utilisateur de Tessi DOCUBASE

      La phase de recherche est optimisée afin de réduire le temps passé. Les interfaces de consultation assurent une lisibilité et une clarté du document, et ainsi garantissent sa bonne compréhension par l’utilisateur. Enfin, Tessi DOCUBASE intègre des options de personnalisation poussée permettant à l’outil de s’adapter aux habitudes et usages de travail de chaque collaborateur.

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      Efficacité, productivité et adaptabilité, Tessi DOCUBASE accompagne la transformation digitale de vos métiers et de vos processus, et devient un atout dans la conduite du changement auprès de vos équipes.

      romain l Romain LE FORMAL
      Responsable marketing solution ECM – Tessi

       

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      02/12/2022 09:51

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      01/12/2022 14:04

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