L'IA, l'outil indispensable pour le traitement des documents

On le sait, les performances des intelligences artificielles ne cessent de s’améliorer au fil du temps et des innovations technologiques. On le voit au quotidien avec les algorithmes des réseaux sociaux, les assistants intelligents comme Siri ou les chatbot des e-commerce. Il paraît même que certaines intelligences artificielles se prennent un peu trop pour des humains, selon un ingénieur Google qui a été récemment suspendu pour avoir dit qu’une IA de l’entreprise était devenue une vraie personne.

Le traitement intelligent des documents, qu’est-ce que c’est ?

L’IA est donc entrée dans nos vies et pour certaines tâches, elle nous facilite considérablement l’existence. Elle est même une véritable alliée lorsqu’il s’agit de traiter les données des documents de manière plus rapide et plus efficace. C’est ce qui nous intéresse ici et ce que l’on appelle “le traitement intelligent des documents”. Mais qu’est-ce qu’on entend exactement par ça ? Il s’agit d’un logiciel qui extrait, structure et analyse les données provenant de divers documents.

On peut distinguer les documents non structurés c’est-à-dire ceux qui ne sont pas liés à un modèle ou une structure particulière. Cela inclut les mails ou les documents Word par exemple. Il y a également les documents semi-structurés autrement dit ceux qui sont générés à partir d’un modèle comme les factures, les devis, les bons de commande, les CRM… Enfin, les documents structurés sont très bien organisés et peuvent être facilement lus et déchiffrés.

Pour traiter ces différents documents, l’intelligence artificielle va utiliser plusieurs méthodes venues des sciences et de la technologie :

• Machine learning : c’est l’IA elle-même qui apprend à créer des patterns en fonction des données qu’elle analyse.
• Deep learning : un dérivé du Machine Learning qui permet à l’IA d’analyser plutôt des données non structurées comme des sons et des images.
• Traitement automatique du langage naturel (NLP) : l’objectif est d’extraire des informations d’un contenu textuel et lui donner une signification.
• Algorithme d’apprentissage automatique
• Automatisation des process
• Reconnaissance optique des caractères
• Vision par ordinateur
• En combinant ces différents procédés, l’IA est plus performante et peut automatiser le traitement des documents en un clin d’œil.

Les avantages de l’intelligence artificielle

Pourquoi se servir d’un logiciel pour traiter ses documents ? Cette question s’adresse particulièrement aux entreprises qui ont beaucoup de documents à traiter. Or, cette tâche est extrêmement chronophage et le temps est précieux lorsqu’on dirige une société. Un logiciel permet donc de gagner du temps qui peut être utilisé pour d’autres missions pour lesquelles on n’arrive pas à se libérer par exemple.

C’est aussi une façon d’améliorer la performance de l’entreprise. En effet, les employés auront une meilleure productivité en éliminant le traitement manuel des documents. Toutes sortes de documents peuvent être traités par l’IA, on ne passe plus des heures à essayer de comprendre des données. Les erreurs sont minimes voire inexistantes car le traitement est plus précis. Les process sont fluidifiés et simplifiés. Les coûts sont aussi significativement réduits car les documents sont numérisés et ne nécessitent plus d’impression ni d’envoi. On estime d’ailleurs que cette réduction des coûts s’élève à 80%.

Enfin, puisque la performance de l’entreprise et des employés est améliorée, la satisfaction client l’est aussi.

Le traitement intelligent des documents dans le secteur de l’immobilier

L’intelligence artificielle peut servir à tous les secteurs d’activité. Certains sont un peu à la traîne quand d’autres réussissent plus facilement leur transition numérique. Dans l’immobilier par exemple, ces dernières années ont vu fleurir des logiciels de gestion locative ou des agences immobilières entièrement en ligne. Le secteur s’adapte aux nouvelles demandes des résidents et des bailleurs pour faciliter la communication et fluidifier les démarches administratives qui sont souvent source de tension et d’incompréhension.

Avec l’aide de l’IA, les bailleurs peuvent communiquer beaucoup plus facilement avec leurs résidents et leur transmettre des documents indispensables au bon déroulé de certaines situations. Un locataire entre dans son nouveau bien ? Le bailleur peut lui transmettre son bail et se le faire renvoyer complété et signé par son résident, directement dans son espace personnel. Le bailleur peut générer des quittances de loyer via des modèles préconçus. Il peut aussi faire parvenir des factures à ses collaborateurs lors d’une intervention de maintenance par exemple.

Faire confiance à une IA pour traiter ses documents, c’est 1h30 minimum de gagné quotidiennement pour les bailleurs. C’est aussi moins d’erreurs, une communication simplifiée entre toutes les parties prenantes (résidents, syndics et propriétaires), des documents traités en temps réel et disponibles à tout moment. Toutes ces fonctionnalités ont permis à des logiciels comme Ublo de devenir l’allié des bailleurs et des résidents en misant sur l’automatisation et les avantages de l’IA.