Glossaire de la facture électronique

Annuaire des entreprises
L’annuaire central, géré par l’administration, recense toutes les entités relevant de la TVA avec un identifiant unique (SIREN/SIRET). Il permet de transmettre correctement les factures du fournisseur au client via les plateformes agréées. Mis à jour quotidiennement, il facilite l’identification de la plateforme de réception et garantit l’envoi au bon destinataire.
https://facturation.chorus-pro.gouv.fr/annuaire

API (Application Programming Interface)
Une API est un ensemble de règles et de protocoles qui permet à différents logiciels ou applications de communiquer entre eux. Elle définit la manière dont les programmes interagissent, quels services ou données sont accessibles, et comment les requêtes et réponses doivent être structurées. Une API facilite ainsi l’intégration et l’échange d’informations entre systèmes distincts.

Archivage électronique
L’archivage électronique correspond à la conservation des factures électroniques pour une durée déterminée selon les besoins ou les obligations réglementaires (juridiques, fiscales, sociales…). Il permet de garantir la conservation et la valeur probante des documents conservés sur une longue durée.

Autorité de certification
Une autorité de certification est une entité de confiance qui émet des certificats numériques pour identifier des personnes ou des entreprises dans le monde numérique. On peut les comparer à l’équivalent des préfectures qui réalisent des pièces d’identité. Les certificats attribués peuvent alors être utilisés pour le scellement électronique ou la signature électronique de documents.

B2B (Business to Business)
L’acronyme B2B ou BtoB (Entreprise à Entreprise) désigne les transactions commerciales entre deux entreprises (ayant obligatoirement un identifiant SIREN). Cela peut inclure la vente de produits ou de services d’une entreprise à une autre. On appelle BtoB domestique, une transaction commerciale entre deux entreprises établies en France.

B2C (Business to Customer)
Le B2C ou BtoC (Entreprise à consommateur) désigne les transactions commerciales dans lesquelles une entreprise vend des produits ou des services directement à des consommateurs finaux (particuliers). Les ventes B2C ne sont pas concernées par l’e-invoicing mais devront être déclarées via le e-reporting.

B2G (Business to Government)
L’acronyme B2G (ou BtoG) désigne les relations entre une entreprise et une organisation gouvernementale (l’administration, les communes…). La facturation électronique B2G est déjà obligatoire pour tous depuis 2020 via la plateforme en ligne Chorus Pro.

Chorus-Pro
Chorus Pro est la solution mutualisée de facturation qui a été mise en place pour tous les fournisseurs (privés ou publics) de la sphère publique (État, collectivités territoriales…) afin de répondre aux obligations légales en matière de facturation électronique. Un fournisseur pourra transmettre ses factures directement sur Chorus Pro ou sur sa PA.

Coffre-Fort Numérique / électronique
Un coffre-fort électronique est un service qui offre une haute sécurité pour stocker, classer et retrouver des fichiers numériques sensibles tels que des documents administratifs, des factures, des relevés bancaires, des contrats.
Il garantit la protection et la confidentialité des données, tout en permettant à son propriétaire d’accéder aux fichiers qui y sont stockés quand il le souhaite.

Cycle de vie d’une facture
Un des principaux bénéfices de la réforme de la facturation électronique, est de donner la possibilité de suivre le cycle de vie d’une facture depuis son émission jusqu’à son paiement (dépôt, mise à disposition, validation, paiement etc.) et d’en connaître le statut. Le cycle de vie sera mis à jour par les PA selon les informations communiquées par les entreprises ou les évènements générés par les plateformes elles-mêmes. Les plateformes auront l’obligation de se transmettre les évolutions du cycle de vie et devront transmettre certains statuts obligatoires à l’administration fiscale.

DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques)
C’est cette administration qui porte le projet de réforme de la facture électronique et en coordonne sa bonne mise en œuvre.

EDI (Echange de Données Informatisé)
C’est un système permettant aux entreprises d’échanger automatiquement des documents commerciaux (factures, mandats, paiements…) sous un format standardisé et sécurisé, sans intervention humaine, ce qui accélère et fiabilise les processus entre partenaires.

E-invoicing (ou émission d’une facture électronique)
La facturation électronique concerne toutes les opérations entre assujettis à la TVA en France (B2B domestique), y compris les franchisés en base. Elle impose l’émission, la transmission et la réception de factures dématérialisées avec des données structurées, via une plateforme agréée.
Un PDF simple ne sera bientôt plus considéré comme une facture électronique.

E-reporting
C’est l’obligation de transmission à l’administration fiscale des éléments de facturation qui ne sont pas soumis à l’E-Invoicing. Cela inclut notamment les ventes au particuliers et la facturation B2B internationale.

Facture électronique
Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement des données sous forme structurée, ce qui la différencie des factures « papier » ou du PDF ordinaire. Elle sera adressée au client par l’intermédiaire d’une plateforme de dématérialisation. Les trois formats principaux qui seront acceptés par toutes les plateformes sont : FACTUR-X, UBL et CII.

Factur-X (format mixte)
Il s’agit d’un format de facture mixte (on dit aussi « hybride »). Il se présente sous la forme d’un fichier PDF, mais il contient en réalité deux éléments majeurs :

• Le format lisible de la facture (comme un fichier PDF classique)
• Le même contenu intégré en langage informatique (.xml) inclus dans le même unique fichier

Ceux qui peuvent valoriser ce contenu informatique pourront automatiser son traitement.
Ceux qui ne peuvent pas traiter le fichier .xml ou n’en ont pas besoin pourront simplement l’ignorer.

Formats
Les plateformes agréées sont dans l’obligation (réglementaire) de transmettre les factures électroniques selon l’un de ces 3 formats. Deux de ces formats, le format Cross Industry Invoice (CII) et le format Universal Business Language (UBL), sont structurés pour un échange informatisé efficace. Le troisième, Factur-X, est un format mixte composé d’un fichier de données structurées au format XML et d’un fichier de données lisibles au format PDF.

Interopérabilité
L’écosystème de la facturation électronique (PPF et PDP) doit permettre à tous les systèmes impliqués de communiquer entre eux grâce notamment à un socle minimum de formats, l’interconnexion entre les acteurs, les moyens mis en œuvre pour identifier les utilisateurs et sécuriser l’accès et le recours à l’annuaire.

Numéro d’identification de l’entreprise
Dans le cadre du e-reporting et du e-invoicing, c’est un numéro d’identification unique de l’entreprise. Il peut correspondre au numéro SIREN ou SIRET.

Original
Ce terme désigne la facture d’origine, soit la facture émise et transmise dans son format initial. Dans le cadre de la réforme, il ne sera désormais plus fait référence à la notion d’original, mais on parlera de la « facture émise » ou de la « facture reçue ». En effet, sous certaines conditions, des conversions de formats pourront être réalisées par les plateformes pour faciliter l’automatisation de leur traitement par les destinataires. Par ce fait, une facture reçue pourrait être techniquement différente de la facture émise, tout en étant totalement conforme à la réglementation.

Piste d’Audit Fiable (PAF)
La PAF regroupe l’ensemble des preuves que doit conserver l’entreprise pour être en mesure de démontrer à l’administration fiscale le lien entre la facture et la livraison de biens ou la prestation de services à laquelle elle se rapporte. Cette obligation existe depuis 2013 et s’applique déjà à toutes les entreprises. Seules les factures EDI ou les factures scellées ou signées électroniquement en sont dispensées.

PA (Plateforme Agrée)
La plateforme agréée est un prestataire informatique autorisé par l’administration fiscale pour émettre, transmettre et recevoir les factures électroniques. Pour obtenir cette immatriculation, elle doit répondre à des exigences strictes de sécurité, d’hébergement en Union européenne, de traçabilité et de contrôle annuel. On compte actuellement une centaine de plateformes agréées, recensées sur impots.gouv.fr, offrant des services adaptés à la taille et aux besoins des entreprises.

Statuts de la facture
Pour un suivi complet des factures électroniques entre assujettis à la TVA en France, les entreprises doivent échanger les statuts de traitement des factures via les plateformes agréées. Celles-ci doivent proposer au minimum :

• Statut « DÉPOSÉE » : Facture acceptée et horodatée par la plateforme de l’émetteur.
• Statut « REJETÉE » : Facture non acceptée par une plateforme suite à une anomalie (format, incohérence…).
• Statut « REFUSÉE » : Facture refusée par le destinataire (erreur, contestation…).
• Statut « ENCAISSÉE » : Facture réglée, informations de paiement transmises.

Certaines plateformes peuvent proposer des statuts supplémentaires selon leurs services.

Signature ou cachet électronique
La signature électronique ou un cachet électronique garantit l’intégrité d’un document électronique en associant de manière irréversible un document et un certificat d’identité numérique. Cette action peut dispenser de l’obligation de PAF (Piste d’Audit Fiable) pour le document concerné

Solution Compatible (SC)
Ce sont des solutions informatiques (logiciel comptable, métier, de facturation ou de caisse) qui peuvent être plus ou moins intégrées c’est-à-dire qu’elles sont en capacité d’échanger des informations automatiquement (informations sur les transactions, les stocks, les paiements…). La solution compatible peut proposer une large gamme de fonctionnalités et de services pour aider les entreprises à se mettre en conformité avec la réforme de la facturation électronique. En revanche, elle n’est pas immatriculée par l’administration fiscale. Elle doit donc obligatoirement recourir au service d’une plateforme agréée pour transmettre les factures et informations attendues à l’administration fiscale.

XML
Le XML (eXtensible Markup Language) désigne un langage permettant de mettre dans un même fichier informatique, la structure des données et les données elles-mêmes. Il est utilisé dans la plupart des formats de factures électroniques pour les rendre exploitables par le système informatique de l’acheteur avec une fiabilité totale. Pour le format Factur-X, le fichier XML est intégré à l’intérieur du fichier PDF (on peut y accéder en ouvrant le fichier PDF.