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Enedis

Dématérialisation des factures : conformité, économies et qualité de la relation fournisseurs

Présentation du client

Depuis le 1er janvier 2008 Enedis, Réseau Electricité Distribution de France, est une filiale à 100% du groupe EDF. Enedis compte 36 millions de clients et gère plus de 36 500 000 compteurs. L’entreprise génère un chiffre d’affaire de l’ordre 14,4 Mds €. Enedis est passé en quelques années d’une entreprise aux métiers techniques autour du branchement et de l’acheminement de l’énergie, vers un modèle d’entreprise de gestion de systèmes de service complexe, le digital au cœur.

Le processus fournisseurs de l’UCN (Opérateur comptable d’Enedis) assure d’une part, la numérisation, la lecture et la reconnaissance des données à l’aide d’un logiciel du marché et d’autre part, la comptabilisation de toutes les factures et leur mise en paiement. Une fois traitées les factures sont stockées puis adressées à un tiers archiveur assurant leur conservation sur leur durée légale.

Nous avons choisi Tessi car nous souhaitions bénéficier d’une solution globale portée par un partenaire unique qui puisse répondre à l’ensemble de nos besoins : de la dématérialisation de factures papier à l’émission de factures électroniques, en passant par la mise en place d’un EDI fiscalement probant et d’un portail fournisseur. Il nous fallait également un opérateur qui puisse traiter à la fois de fortes volumétries et des documents spécifiques isolés.

Patrice REGNIER Adjoint au Directeur UCN - Pilote du Process Fournisseurs, Enedis

Problématique client

Pour Enedis, la dématérialisation fiscale des factures devait répondre à un double enjeux :

  1. Avec la transformation numérique entamée dans toutes les structures de l’entreprise, la modernisation de son outil de dématérialisation des factures devenait un impératif majeur. L’objectif : améliorer la qualité et les délais de traitements des documents, bénéficier de gains de productivité et proposer une plateforme d’échange moderne et communicante à ses fournisseurs.
  2. A cela, Enedis devait faire face à des impératifs liés au contexte réglementaire et juridique. Il fallait d’une part se mettre en conformité avec la loi de modernisation de l’économie incitant les entreprises à accepter les factures dématérialisées et d’autre part renforcer la piste d’audit fiable en intégrant directement dans le système un certain nombre de contrôle et d’éléments de la traçabilité des factures.

Dans ce contexte, Enedis souhaitait mettre en place une solution globale en mode SaaS de traitement de ses factures d’achat reçues en format papier et électroniques (hors mail), au travers un portail fournisseurs et l’Echange de Données Informatisées (EDI) fiscal, conforme aux dispositions de l’article 289, VII – 3° du Code Général des Impôts.

Solution proposée par Tessi

Pour accompagner Enedis, Tessi a mis en place la plateforme logicielle Tessi INVOICE pour la dématérialisation fiscale des factures d’achats électroniques (hors mail) et papier reçues sur le site de Tessi Lyon pour dématérialisation : réception multicanale, tri (flux papier), RAD/ LAD, vidéocodage Tessi et Enedis, contrôles réglementaires et métiers, gestion des rejets… Le portail à destination de l’Unité Comptable Nationale et des fournisseurs permet un traitement automatisé des factures et garantit une bonne relation entre les deux. La plateforme intègre également des fonctionnalités « Analytics » permettant de suivre l’activité à travers des outils de reporting et des tableaux de bord.

Par ailleurs, l’UCN bénéfice de la GED et du Workflow Tessi DOCUBASE déjà en place dans le cadre de la dématérialisation des dossiers RH effectuée par Tessi et du socle transverse d’archivage à valeur probatoire Tessi DATA CONTENT.


Les Bénéfices

    • Réduction du nombre ETP (saisie / tâches manuelles)
    • Nouveaux métiers (suivi de prestation / qualité des contrats)
    • Gain de temps et de productivité
    • Réduction du coût d’archivage
    • Suivi et relation fournisseurs
    • Contrôle conformité / qualité / traçabilité

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