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En résumé :
La facture fournisseur au format papier est en passe de disparaître avec l’entrée en vigueur de la réforme de la facturation électronique, prévue pour le 1er septembre 2026. Les entreprises françaises s’engagent désormais dans la dématérialisation de leurs documents afin d’automatiser le traitement des factures. L’adoption d’une solution de dématérialisation permet ainsi de réduire les coûts de gestion des pôles comptables de près de 80 %. Ce gain d’efficacité améliore directement la productivité des entreprises et accélère les délais de clôture comptable. Tessi, spécialiste du traitement et de la mise en conformité des factures, décrypte les leviers clés de l’automatisation du traitement des factures fournisseurs.
L’automatisation des factures fournisseurs permet de supprimer la saisie, le contrôle, l’archivage et les autres tâches manuelles du bon de commande au paiement. Ce choix accélère vos workflows et garantit la sécurité, la conformité et la performance métier du service comptable.
Le traitement des factures fournisseurs suppose la saisie des données, la vérification des informations, le classement des documents et leur archivage. Le processus classique de traitement devient très vite chronophage et la saisie manuelle des données augmente le risque d’erreur et les coûts cachés.
Dans un rapport, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) estime à plus de 10 € le coût total d’émission d’une facture papier. La facturation électronique fait passer cette dépense à seulement quelques centimes. Les pertes de factures et les retards de paiement entraînent quant à eux des coûts cachés :
Les données complexes à gérer et la variété des formats posent un défi majeur pour les entreprises qui veulent automatiser la gestion de leurs comptes fournisseurs.
La mise en place d’un logiciel de facturation inclut un certain coût indépendamment des enjeux de conformité et de sécurité liés à l’automatisation des factures. Les fournisseurs et les collaborateurs habitués aux pratiques familières peuvent aussi être reluctants au changement et à l’adoption de nouvelles technologies.
L’automatisation des factures fournisseurs optimise chaque étape du cycle Procure-to-Pay (P2P). Elle limite les erreurs de saisie de données pour permettre un traitement rapide de la demande.
Les commandes se génèrent automatiquement et se transmettent du SI de votre entreprise à celui du fournisseur grâce aux canaux numériques. En plus de simplifier le traitement des processus achat, cette situation facilite la gestion des stocks avec des données mises à jour en temps réel.
Votre fournisseur transmet sa confirmation de commande et un avis d’expédition par voie électronique. Il finalise le processus avec l’émission d’une facture électronique ce qui permet d’éviter les retards et erreurs de facturation.
Ce système automatisé permet enfin un rapprochement comptable plus simple et un paiement transparent et rapide.
L’automatisation du traitement des factures fournisseurs désigne le processus de remplacement des méthodes manuelles et chronophages par des technologies adaptées à la réforme de la facturation. Composée de plusieurs étapes, elle requiert une bonne structuration des données.
Le traitement automatique des factures permet d’optimiser la gestion et de limiter les erreurs relatives à la facturation des fournisseurs. Le processus d’automatisation de la facture fournisseur passe par les étapes suivantes :
Les logiciels de facturation couvrent toutes les étapes d’automatisation d’une facture client, de la réception au paiement.
Réaliser une automatisation pertinente de la dématérialisation des factures nécessite de s’appuyer sur différentes technologies : lecture automatique de documents (LAD), reconnaissance intelligente de caractères (ICR) et reconnaissance optique de caractères (OCR) et moteurs d’Intelligence Artificielle (IA) pour extraire de manière performante le contenu des documents.
Ces outils permettent de réduire les erreurs et le temps de saisie manuelle. Ils sont généralement complétés de workflows automatisés pour faciliter leur traitement de manière fluide et cohérente.
Une Plateforme Agréée extrait les données (OCR, IA), le système valide leur conformité et structure ensuite les données extraites par rapport aux documents choisis.
Les factures qui remplissent tous les critères (complétude, conformité, cohérence cas métiers) progressent au sein du workflow. Le cas échéant, les écarts sont signalés et transmis au service concerné. La digitalisation des factures fournisseurs se base donc sur une standardisation de plus en plus poussée des données.
L’automatisation de la gestion de factures fournisseurs améliore la productivité des entreprises. Ce processus de comptabilité assure un gain de temps considérable et une bonne gestion des coûts.
Les comptables et les experts-comptables passent environ 30 % de leur temps à la saisie manuelle d’une facture fournisseur lorsqu’au format papier. Un logiciel de comptabilité et d’automatisation comme DIGITAL INVOICE by tessi assure jusqu’à 80 % de gains sur le temps de traitement du service comptable.
La technologie des échanges de données informatisées (EDI) détecte de manière automatique toutes les factures non conformes : incohérences, doublons… Le fournisseur reçoit une notification de non-conformité pour rectifier l’erreur détectée. Le risque de saisir les mauvaises données ou de transmettre des factures en retard disparaît, ce qui libère vos ressources pour des tâches à forte valeur ajoutée.
Les gains d’un logiciel de gestion des factures fournisseur à l’échelle d’un cabinet d’expertise comptable s’estiment à plusieurs milliers d’euros par an. L’utilisation d’une solution de dématérialisation aux formats de facture électronique reconnus par l’administration fiscale améliore la transparence et la visibilité sur votre trésorerie. La mise en place de ce système permet de réduire les coûts de gestion et de récupérer la TVA déductible.
Une gestion efficace des factures fournisseurs réduit les risques de fraude et protège les données sensibles de l’entreprise. La digitalisation permet aux responsables de vérifier que les factures respectent les normes en vigueur en France. Vous pourrez donc éviter les pénalités de retard pendant les contrôles fiscaux avec l’aide d’une plateforme de dématérialisation partenaire. De plus, certaines plateformes partenaires peuvent aussi vous accompagner dans la gestion de la conformité de vos factures électroniques à l’international.
Les entreprises doivent suivre quelques étapes pour une automatisation réussie de la facturation fournisseur. Suivez le guide !
Les factures fournisseurs présentent différents formats et transitent par e-mail ou via les portails en ligne. De plus et pour rappel, les transactions internationales (champ hors-réforme) peuvent donner lieu à des factures au format papier au-delà du 1er septembre 2026. Il convient dès lors d’adopter une solution de dématérialisation qui permette de centraliser toutes vos factures quelles que soient les canaux utilisés et leurs formats. Vous aurez ainsi une visibilité sur l’ensemble de vos factures fournisseurs, notamment les informations relatives au cycle de vie des factures électroniques.
Après la réception de la facture fournisseur vient la captation des données permettant l’enregistrement comptable. La technologie d’OCR et les autres systèmes de lecture à base d’IA permettent d’extraire et d’importer les informations pertinentes de vos documents de paiement.
La solution de dématérialisation valide ensuite les différentes données extraites par rapport aux exigences règlementaires, conformité et métiers (contrat, bons de commande). L’outil rapproche les factures avec les documents correspondants pour valider la facture fournisseur.
Certaines solutions s’intègrent de manière transparente aux logiciels de comptabilité déjà existants. La facture fournisseur approuvée est ensuite prête à être réglée. La mise au paiement est réalisée et le paiement est planifié selon des conditions bien définies.
Les factures traitées doivent être stockées de manière dématérialisée pour une durée de 10 ans selon l’article L123-22 du Code de commerce. Le Service des Archives de France prévoit cette période de conservation pour assurer la traçabilité comptable des documents de paiement. Il est conseillé de s’appuyer sur une solution présentant ces garanties et le faisceau de suivi nécessaire à la Piste d’Audit Fiable.
La mise en place d’une solution de gestion des factures fournisseurs présente plusieurs défis. Les responsables comptables doivent mettre en place des bonnes pratiques pour y faire face.
La normalisation des formats et la digitalisation des processus de comptabilité nécessite la mise en place de logiciels comptables efficace. Ce faisant, ceux-ci proposant des portails embarquant des messageries intégrées, vous pourrez améliorer par la même occasion la communication avec vos fournisseurs. Il est donc nécessaire de choisir sa PA et de créer sa stratégie d’émission et de réception après concertation avec les principaux fournisseurs.
Avec les bons outils de gestion, des contrôles automatisés permettent de repérer d’éventuelles erreur, facilitant la gestion des rejets par les équipes comptables. Certaines solutions embarquent des fonctionnalités de contrôles anti-fraude qui permettent aux entreprises d’identifier certaines incohérences ou tentatives de fraudes en amont du règlement des factures.
Les formations pratiques facilitent l’adoption des outils au sein des équipes concernées. Vous pouvez créer des tutoriaux, organiser des formations avec intervention de votre plateforme partenaire ou des démonstrations des logiciels de facturation.
Les entreprises doivent miser sur des solutions évolutives et flexibles pour traiter leurs factures, rester conformes et automatiser l’ensemble des processus liés à la facturation. Le logiciel doit être capable de s’adapter aux besoins grandissants de votre entreprise. Il peut aussi proposer des fonctionnalités complémentaires comme l’archivage électronique des factures de votre entreprise.
La digitalisation de la facture devient essentielle dans le secteur BtoB car obligatoire avec la réforme. Pour autant, certains profils d’entreprises (fortes volumétries, tâches manuelles nombreuses, complexité des SI..) sont celles qui bénéficient le plus de ce système pour une meilleure prise en charge de leur comptabilité.
Les entreprises qui traitent beaucoup de factures ont besoin d’automatiser leur système de gestion. Un bon logiciel Procure permet de traiter un grand nombre de factures, de gagner du temps et de réduire les coûts.
Organisations multi-entités ou multi-sites
L’automatisation du traitement des factures fournisseurs est essentielle pour les multinationales. La mise en place d’un système automatisé réduit les coûts et améliore la communication entre les différents sites et filiales.
Les entreprises qui doivent optimiser leur trésorerie peuvent miser sur l’automatisation des données. Les équipes comptables vont obtenir une vision claire de la comptabilité et une réduction des délais de paiement dans un contexte où l’optimisation du DSO est d’une importance majeure.
Tessi accompagne les entreprises dans la digitalisation de leurs factures avec sa solution Plateforme Agréée DIGITAL INVOICE by Tessi. Celle-ci offre des fonctionnalités utiles pour soutenir la transition des entreprises vers des factures conformes et des processus optimisés.
DIGITAL INVOICE by Tessi est une plateforme dont la modularité s’adapte aux besoins spécifiques et métiers de votre entreprise. Elle offre des interfaces (portail BO métiers, portail fournisseurs ou clients) personnalisées, un accompagnement complet pour un déploiement réussi et la digitalisation des processus P2P pour une amélioration de la productivité de votre entreprise. Le support client est disponible pour répondre à vos préoccupations.
La solution de gestion des factures fournisseurs de Tessi offre des fonctionnalités permettant de traiter l’intégralité des factures de vos fournisseurs quels que soient les formats et les canaux. Elle assure la capture multicanale des factures via EDI ; portail en ligne ; e-mail ;
Profitez d’une capture multiformat des factures et de leurs données et d’une automatisation des processus liés au cycle Procure to Pay : XML UBL/CII, Factur-X.
Notre solution intègre les exigences réglementaires en France et en Europe. DIGITAL INVOICE by Tessi propose un archivage à valeur probatoire (norme NF-461), utile en cas d’audit ou de contrôle fiscal. Pour échanger vos factures à l’international, nous misons sur un réseau de partenaires qualifiés, experts des obligations locales.
Le saviez-vous ? Notre outil est plus qu’un simple logiciel de facturation. Vous pouvez compter sur la digitalisation des factures et des processus pour améliorer la productivité de vos équipes. Vous pourrez ainsi réduire les coûts et atteindre par effet de ricochet vos objectifs financiers.
Un projet d’automatisation requiert une cartographie précise des formats de factures reçues, un inventaire des applicatifs du SI (ERP, outils achats, GED), la définition des workflows internes et la disponibilité d’un référentiel fournisseurs à jour. Sans cette base, l’automatisation créée des frictions et limite les gains attendus.
Le ROI se calcule en prenant en compte :
Les risques majeurs incluent : des retards de paiement, des pénalités, des erreurs de saisie, la multiplication des litiges fournisseurs, la perte de documents, la difficulté à respecter les audits et un coût de traitement qui reste structurellement élevé. À l’approche de la réforme, l’absence d’automatisation expose également à des risques de non-conformité.
Sources :
https://medias.vie-publique.fr/data_storage_s3/rapport/pdf/277192.pdf
http://www.factorielles.fr/factographies/expert_comptable.pdf
https://www.medius.com/fr/blog/defis-automatisation-factures-comment-surmonter/
https://www.dimo-dematerialisation.com/facture-fournisseur/
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