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En résumé :
La dématérialisation fiscale obligatoire dès le 1er septembre 2026 dans le cadre de la réforme de la facturation électronique réduira la fraude à la TVA. La mise en œuvre de ce levier de modernisation comptable repose sur une plateforme agréée (PA) ou un opérateur de dématérialisation (SC) pour générer des factures au format électronique. Leur transmission au Portail Public de Facturation (PPF) et leur archivage à valeur probatoire automatisent les processus administratifs et améliorent la traçabilité des opérations. Quels sont les facteurs qui rendent incontournable la digitalisation fiscale à partir de 2026 ?
DIGITAL INVOICE by Tessi fait le point sur cette réforme et présente les pistes à suivre pour réussir votre transition en conformité avec la réforme de la facturation électronique.
La transition des procédures fiscales et administratives traditionnelles vers des méthodes numériques correspond à la dématérialisation des factures. Elle substitue le support papier par des outils digitaux pour fluidifier et sécuriser vos obligations fiscales. La mise au format numérique de vos archives traduit une numérisation ou une dématérialisation duplicative. Elle est dite native quand vous recevez les documents comptables directement au format numérique.
La facture dématérialisée est un PDF non structuré ou une facture papier numérisée envoyée par e-mail. Elle ne respecte aucune norme structurée, ce qui empêche le traitement automatisé de ses données. Ce document tire sa valeur légale sous certaines conditions : authenticité et preuve de réception…
La facture électronique est émise, transmise et reçue entièrement sous format digitalisé dans le respect des données structurées exigées par la DGFiP. Sa valeur légale et fiscale passe par :
Les données structurées pour une facture désignent quant à elles des informations formatées (UBL, Factur-X ou CII). Elles facilitent sa lecture et son traitement automatique par les systèmes informatiques, contrairement à la facture papier PDF uniquement lisible par l’homme.
La dématérialisation fiscale consiste à digitaliser et à automatiser les opérations relatives à la gestion fiscale de votre entreprise. Elle passe par :
La numérisation des activités clés comme les déclarations fiscales, le traitement des factures et l’archivage des documents permet d’allier conformité légale, efficacité et optimisation des coûts.
La réforme de la dématérialisation des factures ne se limite pas à l’obligation de passer aux factures électroniques. Elle englobe la digitalisation des déclarations et obligations fiscales à partir de 2026. La dématérialisation impose l’émission et la réception des factures électroniques tandis que la dématérialisation fiscale prévoit la transmission automatisée des données fiscales.
Une facture devient électronique si l’ensemble de son processus de création est pensé, organisé et effectué de façon digitalisée. Elle devient dématérialisée d’un point de vue fiscal si elle remplit trois conditions : l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture.
La digitalisation des obligations fiscales s’impose aux entreprises assujetties à la TVA dans le cadre de la réforme de la facturation électronique 2026-2027. Le décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022 décrit les objectifs des services fiscaux et définit le nouveau cadre réglementaire en vigueur.
L’État poursuit quatre principaux objectifs à travers la réforme sur la dématérialisation fiscale :
La facturation électronique (e-invoicing) s’applique à toutes les opérations d’achats et de ventes de biens ainsi qu’aux prestations de services entre entreprises établies en France (B2B dit “domestique”). Son obligation pèse uniquement sur les structures assujetties à la TVA dans le cadre de leurs opérations sur le territoire national.
L’e-reporting porte sur les transactions qui échappent au périmètre de l’e-invoicing (B2B international, B2C…).
Les données de e-reporting ainsi que de e-reporting pertinentes doivent être transmises à l’administration fiscale par les Plateformes Agréées via le concentrateur du Portail Public de facturation. Cette plateforme se veut l’équivalent de Chorus Pro actuellement en réception des flux B2G.
Les entreprises françaises doivent identifier les acteurs de la réforme sur la dématérialisation des factures au plus tôt pour préparer ce changement majeur avec sérénité. La nécessité d’anticipation s’explique par le besoin d’un état des lieux préalable sur les modifications à apporter et l’adaptation du processus de traitement des factures. Le choix rapide d’une plateforme agréée de réception des factures électroniques permet d’intégrer à temps les changements requis. Vous évitez ainsi les rejets de factures, les problèmes de comptabilité et les pénalités une fois la réforme lancée.
La dématérialisation des factures peut entraîner des économies de 20 milliards chaque année aux entreprises françaises. L’étude nationale du Forum National de la Facture Électronique souligne ainsi tout l’intérêt de cette réforme pour une gestion rigoureuse et transparente.
La dématérialisation fiscale fait l’impasse sur les dépenses relatives à l’impression, à l’archivage et à l’envoi des factures au format papier. À titre illustratif, le traitement manuel d’un document papier coûte entre 9,4 et 20,8 € tandis que son stockage nécessite environ 3,25 € !
L’automatisation des processus fiscaux permet aux entreprises de traiter un flux important de données en peu de temps. Elle affranchit ainsi les équipes financières des tâches répétitives.
Le processus de dématérialisation centralise vos documents fiscaux et les rend accessibles en quelques clics. Les directions financières, comptables et administratives simplifient par la même occasion leurs échanges avec les parties prenantes. Elles accélèrent aussi les procédures de contrôle et de régularisation.
La digitalisation des documents comptables supprime les supports papier et leurs désagréments. L’automatisation des processus et des tâches qui s’ensuit permet de chaîner dans une solution de dématérialisation unique l’ensemble des étapes du processus d’achat. Son système de workflow et ses règles de gestion automatiques couvrent l’expression du besoin initial jusqu’au paiement du fournisseur. La durée du cycle de vie des factures électroniques est de 2 à 5 fois moins longue que celle du cycle de traitement classique.
Dématérialiser les factures réduit l’utilisation du papier et limite les besoins en transport pour l’envoi des documents. Cette réforme contribue ainsi à la baisse de l’empreinte écologique des entreprises.
Le processus de dématérialisation exige une organisation globale au sein de l’entreprise et pour ses relations externes. Loin d’une simple manipulation informatique, il induit une transformation digitale profonde que vous pouvez réussir en quelques étapes.
L’équipe responsable de la digitalisation fiscale au sein de votre entreprise doit :
L’analyse approfondie de la gestion financière et comptable permet ensuite d’identifier les stratégies et outils adaptés à l’intégration de la dématérialisation dans vos processus.
Le logiciel qui assure la mise en place de votre transition digitale doit offrir un éventail fonctionnel suffisamment large pour couvrir vos besoins sur le moyen terme. Pour choisir sa PA de manière efficace, votre entreprise doit privilégier :
Votre PA doit aussi garantir une sécurité optimale des données tout au long du cycle de vie de vos factures.
Votre direction financière doit se donner toutes les chances d’apporter à ses collaborateurs un outil qu’ils adoptent et qui leur conviendra. Assurez-vous que votre logiciel de dématérialisation intègre des fonctionnalités qui facilitent son intégration à votre ERP ou logiciel comptable. Cette précaution facilite le paramétrage, le déploiement et la prise en main du système pour de premiers résultats quasiment immédiats.
Cette phase repose sur votre compréhension du fonctionnement des métiers qui utiliseront la solution de dématérialisation : achats, comptabilité, contrôle de gestion… Concevez et déployez un workflow digital qui correspondra à leurs aspirations tout en palliant les limites du processus actuel : tâches redondantes, ressaisies chronophages…
La loi de finances 2024 fixe en son article 91 un nouveau calendrier pour le passage à l’e-reporting et à la facturation électronique en France.
Le 1er septembre 2026 marque le début de l’obligation de réception des e-factures pour toutes les tailles de structures. Dès cette date les grandes entreprises et les ETI devront également émettre leurs factures dans ce format. L’obligation d’émission se généralisera ensuite à partir du 1er septembre 2027.
La facture électronique s’édite dans un format structuré ou hybride. La DGFiP reconnaît trois formats de facturation : Factur-X, UBL et CII.
La France se base sur la norme européenne EN 16 931 pour retenir les formats de facture électronique de sa réforme. Le format Factur-X associe les données structurées XML et un fichier PDF pour un traitement humain et l’exploitation optimale des systèmes de gestion.
Le format Universal Business Language (UBL) est un standard international XML qui facilite l’échange automatique des données. Il est reconnu et utilisé dans plusieurs pays, d’où sa pertinence pour les échanges commerciaux internationaux.
Le format Cross-Industry Invoice (CII) fait quant à lui office de norme internationale. Propulsé par l’UN/CEFACT, il se base sur un fichier XML structuré pour partager et traiter les factures de manière automatique. Il peut gérer des données de facturation complexes avec plus de 2 000 champs de personnalisation.
Le choix du format de facture électronique varie selon l’activité et les partenaires commerciaux de votre entreprise.
Les TPE, PME et micro-entreprises privilégient le format hybride Factur-X pour son accessibilité et sa simplicité. Il facilite la transition vers une facturation par voie électronique.
Le format CII s’adapte parfaitement aux opérations internationales multisectorielles (échanges B2B). Le format UBL convient mieux au e-commerce.
La réforme sur la facturation électronique encadre les obligations qui pèsent sur les entreprises françaises en matière fiscale. Tessi synthétise l’essentiel à connaître pour faire une facture électronique conforme à la réglementation.
Les mentions de base d’une facture papier s’appliquent au format électronique. Il présente le nom et l’adresse des partenaires, la description des services ou produits, la date de la transaction et le prix de l’opération. Il inclut aussi les taux de TVA applicables et les conditions de paiement. La réforme prévoit néanmoins des nouvelles mentions dont :
La Piste d’Audit Fiable (PAF) reste obligatoire dans le contexte de la dématérialisation fiscale. Elle sert de levier de contrôle à l’entreprise qui l’utilise pour apporter toute preuve de la validité requise. Ce dispositif repose sur une chaîne de contrôle interne qui lie les factures émises et les livraisons correspondantes.
Les solutions de dématérialisation doivent couvrir le cycle de vie des factures et documents comptables jusqu’à son terme. Cela passe par leur archivage pour une durée légale de 10 ans.
La réforme impose aux PA et aux OD la prise en charge des factures au format papier et des dématérialisations natives. Ils réalisent ensuite une « copie fiable » de chaque document dans le respect de la norme AFNOR NF Z 42-013 sur l’archivage électronique des factures en Europe.
La Direction Administrative et Financière (DAF) au cœur de la tourmente économique de l’entreprise fait face à 3 principaux défis dans le cadre de la réforme. En plus d’intégrer les exigences de cette évolution réglementaire à son Système d’Information (SI), elle doit sécuriser les données de facturation et former ses collaborateurs.
L’augmentation de la taille des entreprises et des quantités de données à gérer à l’ère du Big Data poussent les DAF à innover. Ils doivent dégager suffisamment de temps et de ressources pour traiter les données de facturation dans des délais toujours plus courts.
L’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée inhérente à la dématérialisation fiscale apporte une aide précieuse dans votre organisation. Vous devez toutefois créer l’environnement propice à son intégration et gérer au mieux la transition numérique du traitement des documents.
Les DAF doivent concilier le besoin d’information rapide avec l’accès aux données exhaustives et fiables. Le principal enjeu de la dématérialisation réside ainsi dans la sécurisation de la data. Vous devez automatiser les rapports tout en consolidant les données sous plusieurs axes. Cette perspective suppose sécurité, fluidité et rigueur dans les processus.
La réussite de votre projet de dématérialisation fiscale repose en grande partie sur l’adhésion et les compétences de vos collaborateurs. Planifiez et organisez des sessions de formation pour les familiariser avec vos nouvelles solutions.
DIGITAL INVOICE by Tessi est votre plateforme agréée certifiée par la DGFiP. Elle propose une solution complète pour la dématérialisation des factures et gère le cycle de vie de vos factures conformément à la nouvelle réglementation.
Avec notre outil dédié à l’e-Invoicing, vous garantissez la conformité légale de vos factures. Profitez d’une plateforme unique pour recevoir, créer et envoyer une facture fournisseur ou client conforme, et en quelques clics.
DIGITAL INVOICE by Tessi permet de traiter de manière automatisée les factures fournisseurs quels que soient les canaux (EDI, portail, email…) et quels que soient leurs formats (xml UBL/CII, Factur-X) ainsi que d’optimiser les processus P2P associés (rapprochements, workflow). Notre solution permet l’émission de factures clients conformes via plusieurs canaux (EDI, portail, email…) et l’optimisation des processus O2C associés (paiement, relances…).
DIGITAL IINVOICE by Tessi est composé d’une solution d’archivage documentaire localisée en France, et certifié NF 461 pour une conservation à valeur probatoire de vos factures.
Tessi accompagne les grandes entreprises, et ETI dans leur diagnostic de mise en conformité, adaptation des systèmes d’informations… Vous pouvez ainsi anticiper les changements réglementaires avec une équipe composée d’experts.
Oui. En supprimant les saisies manuelles et en utilisant des données structurées, la dématérialisation réduit drastiquement les erreurs. Les écritures comptables deviennent plus cohérentes, auditables et traçables, ce qui facilite les clôtures financières et renforce la qualité des reporting internes.
Elle renforce la sécurité via :
Ce cadre digital protège les entreprises contre les falsifications et les manipulations manuelles.
Le ROI est généralement rapide, car l’entreprise réduit les coûts d’impression, d’envoi, de stockage, de saisie et de correction d’erreurs. Les gains annuels peuvent dépasser 50 à 70 % des coûts historiques selon le volume de factures. Les études sectorielles montrent un ROI moyen compris entre 6 et 18 mois.
Oui. En accélérant les cycles Procure-to-Pay et Order-to-Cash, la dématérialisation réduit les retards de validation, minimise les litiges et accélère la reconnaissance des recettes. Les entreprises peuvent ainsi améliorer la prévisibilité de leurs flux de trésorerie.
Sources :
https://fnfe-mpe.org/wp-content/uploads/2018/07/FNFE-MPE-Guide-bonnes-pratiques-FE-et-PAF-v1-20-07-2018.pdf
https://www.economie.gouv.fr/cedef/les-fiches-pratiques/la-facturation-electronique-entre-entreprises
https://www.impots.gouv.fr/professionnel/la-facturation-electronique-quest-ce-que-cest
https://entreprendre.service-public.gouv.fr/actualites/A15683
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