Numérisation fidèle et archivage électronique : Tessi certifié NF 461 et NF 544

Acteur leader des Business Process Services, Tessi confirme son statut d’opérateur de confiance pour la digitalisation des flux documentaires, en obtenant la certification NF 544 (Numérisation Fidèle) pour les plateformes de numérisation de Nanterre, de Schiltigheim et de Val de Reuil tout en renouvelant sa certification NF 461 (Archivage électronique à valeur probatoire).

Tessi renforce son excellence en matière de transformation digitale en prouvant la capacité de sa plate-forme à proposer un environnement sécurisé, multicanal et conforme, pour la dématérialisation et l’archivage électronique à valeur probatoire des flux sensibles d’entreprise.

NF 544 : un référentiel pour aller au-delà des pratiques de numérisation

La certification NF 544 impose un cahier des charges de numérisation rigoureux, qui porte sur un ensemble de caractéristiques, visant à prouver la fidélité d’une copie numérique à son original : qualification de la prestation de numérisation, qualification de l’opérateur de numérisation, paramétrage de la chaîne de numérisation, intégrité et portabilité des documents numériques, etc.

“Pour Tessi, elle constitue un gage de qualité majeur au sein de ses offres de numérisation : véritable engagement pris vis-à-vis de ses clients dans le cadre d’une convention de numérisation, elle permet de garantir la conformité des prestations dans un processus d’amélioration continue pour toujours répondre à leurs exigences.” précise Déborah Munoz, Directrice Conformité Processus Risques Audits

NF 461 : un gage de conformité légale en matière d’archivage électronique

L’audit a passé en revue l’ensemble des fonctionnalités logiciels, des infrastructures techniques et processus organisationnels, permettant notamment de confirmer que la plateforme Tessi :

• Procure une chaîne d’acquisition multicanal « de confiance » (Numérisation certifiée ISO 9001, traçabilité des documents pris en charge, optimisation de la qualité des images contrôle qualité, rapport de production, balance carrée, attestations et preuves de contrôle…),
• Repose sur un système d’archivage électronique à même de conserver la valeur probatoire des documents stockés (Horodatage et empreinte des documents versés aux archives, acquittement, génération et signature électronique d’une attestation de dépôt, conservation sécurisée des documents et des métadonnées, traçabilité des évènements et des traitements, chaînage quotidien des journaux, contrôle d’intégrité…),
• Propose un environnement sécurisé pour l’hébergement, l’exploitation et la gouvernance de l’information (Datacenter TIER III+, hébergement certifié ISO 27001 et HDS, label QUALICERT pour les services hébergés, gouvernance globale de la sécurité informatique, plan de continuité et reprise d’activité, supervision en 24×7…).,
• Est conforme aux différentes normes et exigences de certification en matière de tiers archivage électronique (Respect des normes NF Z42-013 et ISO 14641-1, audit annuel minimum, dossiers techniques et consignes maitrisés, capture, records management, gestion du cycle de vie des documents, contrôle d’accès par authentification et habilitation…).

Pour les donneurs d’ordre, faire appel à un prestataire doublement certifié NF 544 et NF 461 comme Tessi présente de réels avantages :

• Obtenir des copies numériques fiables de part la numérisation fidèle des originaux et leur archivage électronique à valeur probatoire, pour répondre aux exigences réglementaires conservation des entreprises sur leurs différents métiers,
• Permettre aux donneurs d’ordre de se libérer des originaux papiers (contrats, factures…) avec à la clé une forte réduction des coûts d’archivage et de stockage,
• Faciliter la gestion et la conformité de flux documentaires hybrides (papier et électronique),
• Sécuriser les workflows et optimiser l’interopérabilité entre l’entreprise et son écosystème (utilisateurs, partenaires, clients, autorités de tutelle…), un préalable essentiel à une transformation digitale réussie et particulièrement vraie en cette période de crise sanitaire.

L’obtention de cette double certification confirme les engagements prioritaires de Tessi en matière d’innovation technologique et de conformité numérique, afin d’assurer un haut niveau de Sécurité, de Qualité de service et de Satisfaction client : trois promesses ancrées aux cœurs des valeurs de Tessi.