Présentation du client
VIVESCIA, groupe coopératif agricole et agroalimentaire, spécialisé dans la production et la transformation de matières végétales est présent dans 25 pays.
"La mise en place de la solution Tessi Docubase nous permet d’améliorer la gestion et le partage de notre documentation, nécessaires à la conduite de projets structurants au sein de notre groupe. "
Problématique client
De par sa croissance et ses implantations internationales, le groupe génère d’important flux hétérogènes. Leur organisation documentaire sur papier, CD et serveurs n’apportant ni fluidité ni sécurité pour leur gestion interne de l’information, VIVESCIA décide de mettre en place un socle GED multicanal, afin de maîtriser les flux de documents, d’en améliorer la traçabilité et d’assurer la bonne conservation des documents dans le temps.
Solution proposée par Tessi
Tessi a déployé Tessi DOCUBASE, solution documentaire transverse capable de répondre aux besoins de l’ensemble des services de VIVESCIA. Les services Juridiques et Ressources Humaines ont été choisis comme sites pilotes : les documents bureautiques, emails et pièces jointes,les documents papier issus de scanner multifonctions, ainsi que les flux de l’application métier sont indexés dans le socle de GED et archivage électronique. Ils nourrissent en parallèle le workflow documentaire. La conduite du changement s’est révélée être un axe important pour mener à bien le projet : Tessi a su accompagné VIVESCIA dans cette étape cruciale à la réussite du projet, y compris en proposant des solutions innovantes, afin de mieux répondre aux attentes des projets pilotes.
Les bénéfices
- Harmonisation des processus pour l’ensemble des entités et des métiers
- Fluidité de circulation et de traitements des documents
- Pérennisation, traçabilité et sécurisation des données
- Gain de temps considérable du à l’augmentation de la productivité
- Respect des contraintes d’archivage