{"id":26465,"date":"2023-03-27T11:08:21","date_gmt":"2023-03-27T09:08:21","guid":{"rendered":"https:\/\/www.tessi.eu\/?p=26465\/"},"modified":"2023-03-27T11:11:40","modified_gmt":"2023-03-27T09:11:40","slug":"courrier-entrant-de-la-numerisation-a-lautomatisation","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.tessi.eu\/fr\/courrier-entrant-de-la-numerisation-a-lautomatisation\/","title":{"rendered":"Courrier entrant : de la num\u00e9risation \u00e0 l\u2019automatisation"},"content":{"rendered":"<p>La gestion du courrier entrant reste un processus tr\u00e8s consommateur de ressources humaines, depuis les services courrier jusqu\u2019aux gestionnaires : distribution manuelle, ouverture de l\u2019enveloppe, saisie dans l\u2019ERP&#8230; Ce sont des t\u00e2ches qui impliquent un manque de tra\u00e7abilit\u00e9, une perte de temps et des risques d\u2019erreur, qui ne sont pas sans cons\u00e9quence dans la relation client. Il est pourtant possible de r\u00e9duire ces t\u00e2ches manuelles au travers de technologies d\u2019analyse et d\u2019automatisation. Les organisations ont donc tout int\u00e9r\u00eat \u00e0 mettre en place ce type de solutions, qui permettent \u00e9galement de s\u2019assurer de ne pas traiter plusieurs fois le m\u00eame document ou la m\u00eame demande mais aussi de respecter les nouvelles r\u00e9glementations (droit \u00e0 l\u2019oubli, exigences de conservation, etc.).<\/p>\n<h2>Vers un r\u00e9f\u00e9rentiel unique<\/h2>\n<p>D\u00e8s que la demande fait son entr\u00e9e, elle doit pouvoir \u00eatre identifi\u00e9e, cat\u00e9goris\u00e9e et historis\u00e9e dans le syst\u00e8me. Tout au long de son traitement, il faut assurer un suivi et une tra\u00e7abilit\u00e9 du courrier, des pi\u00e8ces jointes et des donn\u00e9es contextuelles qui l\u2019accompagnent (objet du mail, en-t\u00eate du courrier, num\u00e9ro de contrat, date, motif de la demande, etc.). Cela permet \u00e0 l\u2019organisation de s\u2019assurer que rien n\u2019a \u00e9t\u00e9 perdu en cours de route, qu\u2019il n\u2019y a pas de doublon et que la demande est bel et bien en capacit\u00e9 d\u2019\u00eatre trait\u00e9e. \u00ab D\u2019o\u00f9 l\u2019int\u00e9r\u00eat d\u2019ouvrir le SAE au courrier d\u00e8s son arriv\u00e9e dans l\u2019organisation et d\u2019en faire le r\u00e9f\u00e9rentiel unique \u00bb, indique Joseph Simon, Directeur commercial,\u00a0<a href=\"https:\/\/www.tessi.eu\/fr\/digital-factory\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Innovation&amp;trust France<\/a>. Coupl\u00e9 \u00e0 un outil de GED\/BPM, le syst\u00e8me d\u2019archivage \u00e9lectronique (SAE) permet de centraliser les documents et donn\u00e9es sous-jacents au traitement des demandes. Ainsi, les gestionnaires savent d\u00e9j\u00e0 que tel ou tel document a bien \u00e9t\u00e9 r\u00e9ceptionn\u00e9 et que la demande est en cours de traitement. Le risque d\u2019erreur ou de rupture de service est ainsi consid\u00e9rablement limit\u00e9.<\/p>\n<h2>Lier SAE et automatisation<\/h2>\n<p>L\u2019automatisation permet de router automatiquement la demande vers l\u2019interlocuteur capable de r\u00e9pondre le plus efficacement. Et ce, qu\u2019il s\u2019agisse d\u2019un dossier de financement, d\u2019une candidature RH, d\u2019un contentieux, d\u2019un appel d\u2019offre, d\u2019un sinistre automobile ou autres. Ainsi, le gestionnaire intervient dans le processus au moment le plus opportun, sans perdre de temps \u00e0 g\u00e9rer l\u2019attribution et le routage du courrier. Si la gestion du courrier peut \u00eatre automatis\u00e9e, en injectant de l\u2019intelligence suppl\u00e9mentaire capable d\u2019interpr\u00e9ter les \u00e9l\u00e9ments contextuels, il est possible de d\u00e9clencher d\u2019autres processus automatis\u00e9s afin de consolider un dossier complexe et de traiter la demande au bon moment (une fois que tous les documents demand\u00e9s sont r\u00e9ceptionn\u00e9s et vers\u00e9s dans le SAE) et en respectant les diff\u00e9rentes \u00e9tapes de la proc\u00e9dure.<\/p>\n<h2>Am\u00e9liorer sa capacit\u00e9 de r\u00e9ponse<\/h2>\n<p>L\u2019objectif final est bien s\u00fbr d\u2019acc\u00e9l\u00e9rer le traitement et d\u2019apporter une r\u00e9ponse plus rapide \u00e0 l\u2019\u00e9metteur. \u00c9viter la relance du client, ou du moins consolider toutes ses demandes entrantes, apporte une meilleure satisfaction et qualit\u00e9 de service. S\u2019appuyer sur un SAE permet \u00e0 la fois de centraliser et tracer toutes ces sollicitations et aussi d\u2019en garantir leur conservation p\u00e9renne. Ainsi, le SAE offre une vue 360 du client et des demandes en cours de traitement, facilitant la gestion globale de la relation client.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La gestion du courrier entrant reste un processus tr\u00e8s consommateur de ressources humaines, depuis les services courrier jusqu\u2019aux gestionnaires : distribution manuelle, ouverture de l\u2019enveloppe, saisie dans l\u2019ERP&#8230; Ce sont des t\u00e2ches qui impliquent un manque de tra\u00e7abilit\u00e9, une perte de temps et des risques d\u2019erreur, qui ne sont pas sans cons\u00e9quence dans la relation [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":11,"featured_media":26506,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[47,106],"tags":[],"class_list":["post-26465","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-news","category-innovation"],"acf":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v22.3 (Yoast SEO v27.1.1) - 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