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Wie MANOR mit automatisierter Rechnungsverarbeitung Kosten senkt

Kurzvorstellung Manor AG

Die grösste Warenhausgruppe der Schweiz ist in allen Landesteilen vertreten und beschäftigt rund 8’900 Mitarbeitende. Zur Manor Gruppe gehören 59 Manor Warenhäuser, 30 Manor Food Supermärkte und 27 Manora Restaurants.

Insgesamt führt Manor über eine Million Artikel von rund 2’800 Lieferanten aus der ganzen Welt. Der Manor Hauptsitz befindet sich in Basel.

Tessi verfügt über die Technologien, die Manor nicht selber entwickeln will. Zudem verfügt Tessi über viel Spezialwissen und zeichnet sich durch eine grosse Zuverlässigkeit aus. Die Rechnungen werden tagfertig erfasst, was einen Skontoabzug sichert und Volumenschwankungen werden durch Tessi sehr gut abgefangen.

Rico Jäger - Leiter Rechnungswesen, Admin. & Revision für MANOR

Rückblick

Die klassische Bearbeitung von Rechnungen ist extrem zeit-, personal- und kostenintensiv. Experten haben errechnet, dass im Lebenszyklus einer einzigen Rechnung für die  Entgegennahme, die Überprüfung, die Kontierung, die Bezahlung und die abschliessende Archivierung ein Administrationsaufwand von bis zu 100 Franken entsteht. Was dies für ein Einzelhandelsunternehmen wie Manor mit jährlich über 1 Mio. Rechnungen bedeutet, kann man sich einfach vorstellen. Entsprechend hoch sind denn auch die Einsparpotenziale bei der Umstellung auf eine automatische Rechnungsbearbeitung.

Die Lösung

Bereits anfangs 2000 hat Manor den zentralen Rechnungseingang eingeführt und sich nach einem Dienstleistungsunternehmen für die elektronische Rechnungsbearbeitung umgesehen und sich 2004 für Tessi entschieden.

Seit März 2005 gehören unter anderem folgende Aufgaben zu Tessi: Der Empfang der Papierrechnungen über die Tessi eigene Postleitzahl in Urdorf, die Arbeitsvorbereitung, um die Rechnungen scanfähig zu machen, das Scannen der Rechnungen inkl. OCR sowie die Metadaten Extraktion und Validierung. Etwas später kamen auch PDF- und EDI Rechnungen hinzu. Die Lieferanten von Manor können heute ihre Rechnungen per Post oder  via Billexco an Tessi senden. Im Multi-Channel Rechnungsempfang werden die Rechnungen auf die spezifischen Vorgaben von Manor und auf Mehrwertsteuerkonformität hin überprüft. Im Anschluss werden die Daten in das revisionssichere und gesetzeskonforme Archiv von Tessi für Manor archiviert.

Zusätzlich zur Zusammenarbeit mit Manor, pflegt Tessi auch gute Beziehungen mit Subpartnern von Manor, um die hohe Qualität des Rechnungseinganges weiterhin gewährleisten zu können.

Vorteile der Lösung

  • Hohe Effizienz in der Rechnungsverarbeitung
  • Optimierte Zahlungstermine und Realisierung von Skonti
  • Multi-Channel-Lösung sichert Flexibilität und Abdeckung neuer Anforderungen

Entdecken Sie unsere neue Success Story mit MANOR!

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