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Wie Bachem durch die Einführung eines voll digitalen Rechnungsprozesses Kosten und Ressourcen einspart

Kurzvorstellung Bachem AG

Bachem ist ein unabhängiges, innovationsgetriebenes börsennotiertes Unternehmen, das der Pharma- und Biotech-Industrie umfassenden Service bietet.

Bachem ist spezialisiert auf die Prozessentwicklung und die Herstellung von Peptiden und Oligonukleotiden als pharmazeutische Wirkstoffe (APIs) sowie innovativer Biochemikalien für Forschungszwecke.

Mit Hauptsitz in Bubendorf, Schweiz, und Tochtergesellschaften in Europa, den USA und Asien arbeitet Bachem weltweit und ist der Partner der Wahl für die Biotech- und Pharmaindustrie weltweit.

Das Projekt konnte ohne übermässigen Aufwand realisiert werden.
Durch die externe Verarbeitung der Firma Tessi ist es uns gelungen, trotz einem deutlichen Anstieg der Kreditorenrechnungen, die Anzahl Kreditorenmitarbeiter/Innen konstant zu halten.

Patrick Seiler - Group Leader Accounting für BACHEM

Rückblick & Herausforderung

Vor der Lösung mit Tessi wurden die Rechnungen in Papierform empfangen, eingescannt und mittels OCR Software intern ausgelesen. Leider wies die OCR Software eine sehr tiefe Erkennungsrate auf, was die Arbeit enorm zeitaufwändig und kostenintensiv machte. Um eine angemessene Erkennungsrate zu erreichen, hätte die Firma Bachem einen höheren fünfstelligen Betrag investieren müssen, weshalb man sich entschieden hat, nach einer externen Lösung Ausschau zu halten.

Einer der Hauptbeweggründe war die hohe Arbeitsintensität für das Auslesen der Rechnungen mittels OCR Software. Ebenfalls war das Ziel, einen volldigitalen Kreditorenrechnungsprozess zu implementieren. Die grösste Herausforderung dabei war, die Lieferanten dazu zu bewegen, Rechnungen nur noch im PDF Format an eine vordefinierte Email Adresse zu senden.

Bevor Bachem mit Tessi zusammen gearbeitet hat, lag der Anteil von Papier Rechnungen bei 60 – 70%. Mittlerweile liegt dieser Anteil unter 10%.

Die Lösung

Die Lieferantenrechnungen werden von einem E-Mail-Postfach via Web-Service von Bachem AG, über eine sichere Verbindung, vom Verarbeitungscenter von Tessi abgeholt. Anschliessend werden alle Pflichtfelder automatisch, gemäss den festgelegten Regeln geprüft. Werden die Regeln nicht erfüllt, werden diese Rechnungen in den Exception Handling Prozess auf eine Plattform ausgelenkt und dokumentiert. Die Daten der MwSt.-Felder sowie der Informationen für den Abgleich mit einer Bestellnummer werden mittels OCR & manueller Nachkorrektur extrahiert und validiert. Die Validierung erfolgt gegen die Kreditor-Stammdaten von Bachem AG. Zudem wird die Rechnung auf MwSt.- Konformität geprüft und diverse Daten werden ausgelesen für den Import in das ERP von Bachem. Die ausgelesenen Daten werden im xml Format und die Rechnungsbilder im PDF Format auf einem sFTP Server zur Abholung durch Bachem bereitgestellt.
Beim Einlesen der Dokumente in das elektronische Archiv von Bachem AG wird zwischen Rechnungen mit PO und ohne PO unterschieden. Die Rechnungen mit P.O. gehen nach der Verarbeitung in die Rechnungsverarbeitungs-Inbox des ERP von Bachem und die Rechnungen ohne P.O. in den Kreditorenworkflow. Zum Schluss werden die Dokumente via einem Link im elektronischen Archiv von Bachem archiviert.

Wie geht es weiter?

In Zukunft möchte Bachem auch die Bankdaten sowie die UID-Nummern (VAT) auf den Rechnungen mit SAP abgleichen um die Automatisierung noch einen weiteren Schritt voranzutreiben.

Vorteile der Lösung

  • Tagesaktuelle Verarbeitung
  • Hohe Qualität der ausgelesenen Daten
  • Guter und schneller Support bei Fragen oder Anliegen
  • Benutzerfreundliche XChange Plattform als zentrale Anlaufstelle für die Nachbearbeitung von Rechnungen

Entdecken Sie unsere neueste Success Story mit Bachem!

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